Wat mag een incassobureau aan kosten rekenen?

Als u een incassobrief stuurt, of als u een incassobrief ontvangt, dan worden daar vrijwel altijd incassokosten in genoemd. Wat mag een incassobureau aan kosten rekenen bij de debiteur? En mag dat altijd?

Incassobureau’s brengen vaak te hoge kosten in rekening. Overweegt u een incassotraject of hebt u een incassobrief ontvangen? Leg dan uw casus aan ons voor!

De veertiendagenbrief

Omdat de wetgever het belangrijk vindt om consumenten te beschermen tegen onredelijke incassokosten moeten de incassokosten altijd worden aangekondigd. Dat gebeurt middels de zogenaamde 14-dagenbrief. Daarin staat dat als u niet binnen 14 dagen betaalt u de, behalve de hoofdsom, tevens de wettelijke incassokosten en wettelijke verschuldigd bent. Dit volgt uit artikel 6:96 lid 6 BW. Doorgaans is de brief opgesteld in de vorm van een ingebrekestelling. Daarbij is dan ook van belang dat in de brief vermeld staat hoeveel deze incassokosten dan bedragen. Is er aan dit vereist niet voldaan, dan hoeft u in beginsel de incassokosten niet te betalen.

Dat is anders als degene die de incassobrief ontvangt een ondernemer is en de vordering betrekking heeft op een zakelijke transactie. Artikel 6:96 lid 4 BW bepaalt namelijk dat buitengerechtelijke incassokosten reeds zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de (afgesproken) betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. Let wel, als er sprake is van ‘reflexwerking’, dan gelden kleine ondernemers (zoals eenmanszaken) onder omstandigheden ook als ‘consument’. In dat geval kunnen ze zich beroepen op de bescherming die de 14-dagenbrief biedt.

Wat mag een incassobureau aan kosten rekenen: de incassokosten

Maar wat mag een incassobureau aan kosten rekenen? Op grond van de regeling Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten (ingegaan op 1 juli 2012) geldt een staffel. Deze staffel wordt berekend over de hoofdsom, zoals hieronder genoemd. Dit besluit is verplicht bij consumentenvorderingen, bedrijven (B2B) mogen hiervan afwijken.

  • 15% over over de eerste € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering, met een minimum van € 40,-;
  • 10% over de volgende € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering;
  • 5% over de volgende € 5.000,- van de hoofdsom van de vordering;
  • 1% over de volgende € 190.000,- van de hoofdsom van de vordering;
  • 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775,-.

Administratiekosten

In veel brieven staan, naast de incassokosten, ook administratiekosten vermeld. Dit is iets wat niet zo maar mag, zelfs niet als hier een bepaling over is opgenomen in de algemene voorwaarden. De wetgever gaat er namelijk van uit dat deze kosten onder de incassokosten vallen. Het gevolg hiervan is dat eerdere aanmanings- of dossierkosten met de 14-dagenbrief komen te vervallen en vervangen worden door de buitengerechtelijke incassokosten.

Niettemin komt het in de praktijk voor dat er toch administratiekosten worden gerekend, terwijl dat eigenlijk niet is toegestaan. Een uitzondering hierop is de praktijk van bepaalde facturatiemaatschappijen die – hoewel ze recht hebben op de incassokosten – slechts een percentage van deze kosten in rekening brengen als administratiekosten. Bij iedere herinnering worden die kosten dan vervolgens verhoogd, totdat ze eindigen in het bedrag waar zij qua incassokosten recht op hebben. Men gebruikt deze methode om debiteuren te bewegen vlugger te betalen en om iets meer druk te zetten. Zolang deze kosten niet hoger worden dan de wettelijk toegestane vergoeding is dit naar onze mening in lijn met recente jurisprudentie.

Wat mag een incassobureau aan kosten rekenen: BTW

In vrijwel alle incassobrieven wordt de debiteur btw in rekening gebracht. Dit mag echter niet in alle gevallen. Zo geldt dat als de schuldeiser zelf een btw-plichtige ondernemer is in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968, hij de btw kan verrekenen. Daaruit volgt dat de btw voor hem derhalve geen extra kostenpost vormt. De incassokosten mogen in dat geval niet verhoogd worden met btw.

Als de schuldeiser niet btw-plichtig is, dan mag de btw over de incassokosten worden berekend. In dat geval is de btw namelijk voor de schuldeiser een schadepost, omdat hij de btw niet kan terugvragen of verrekenen bij de belastingdienst.

Incassobureau’s brengen vaak onterecht te veel kosten in rekening. Bent u benaderd door een incassobureau? Of overweegt u zelf een incassotraject te starten? Neem dan contact met een van onze juristen op om uw rechtspositie te bespreken! Wij kunnen u zowel binnen als buiten de rechtbank bij staan. 085 864 00 61. Het eerste juridisch advies is geheel gratis.