Werknemers volgen vaak een opleiding, een studie of een cursus op rekening van hun werkgever. Als er sprake is van ontslag ontstaat regelmatig de vraag vraag of een werknemer de opleidingskosten moet terugbetalen aan de werkgever. In deze publicatie leest u hoe het precies zit.

Let op: ons kantoor ondersteunt per 1 april 2023 niet meer bij dit soort zaken.

Regelmatig wordt ons kantoor benaderd door werkgevers en werknemers met een vraag over studiekosten bij ontslag. De hoofdregel is: staat er niets over op papier, dan hoeft de werknemer niets terug te betalen. Om die reden worden de afspraken over de studiekosten vastgelegd in een “studiekostenbeding”. Daarin staan de voorwaarden waaronder een werknemer een door de werkgever betaalde opleiding krijgt. Dit studiekostenbeding staat soms in de arbeidsovereenkomst, maar vaak is het een apart document.

Regelmatig beoordelen wij voor cliënten het studiekostenbeding. Onze ervaring leert dat veel van dit soort overeenkomsten niet goed zijn opgesteld. Dat betekent dat de werknemer niet altijd de opleidingskosten hoeft terug te betalen. Ook is het bedrag dat de werknemer moet betalen vaak naar beneden te krijgen. Dat kan dus flink veel geld schelen. Bel ons daarom voor juridisch advies op 085 864 00 61.

Studiekostenbeding verplicht

In principe mogen de werkgever en de werknemer zelf bepalen welke afspraken zij maken. Toch betekent dat niet meteen dat de werknemer altijd de opleidingskosten moet terugbetalen aan de werkgever. Er zijn namelijk een aantal voorwaarden die zich in de rechtspraak (jurisprudentie) hierover hebben ontwikkeld.

Van belang is dat een studiekostenbeding altijd schriftelijk is aangegaan. Dat “schriftelijk” kan betrekking hebben op een arbeidsovereenkomst of een aparte overeenkomst, maar ook op een personeelsreglement of CAO. In dat laatste geval moet de arbeidsovereenkomst wel duidelijk vermelden dat een CAO of personeelsreglement van toepassing is.

Ook moet het studiekostenbeding zijn ondertekend voordat de opleiding begint. Een werkgever kan de werknemer niet verplichten op een later moment alsnog een overeenkomst te tekenen.

Een door de werkgever betaalde studie heeft zowel voordelen voor de werknemer als de werkgever. Om die reden moet in het studiekostenbeding vermeld staan tot wanneer de werknemer gehouden is de opleidingskosten terug te betalen aan de werkgever. Doorgaans wordt een periode van twee tot vijf jaar overeengekomen, maar wat redelijk is hangt sterk af van de situatie. Mocht u hier nader advies over willen, neem dan vooral contact met ons op.

In het studiekostenbeding moet ook zijn afgesproken dat het terugbetalen van de opleiding volgens een glijdende schaal af neemt. Dat betekent dat het bedrag dat de werknemer terug moet betalen met het verstrijken van de tijd kleiner wordt. Behalve dat vooraf duidelijk moet zijn dat de werknemer de opleidingskosten moet terugbetalen aan de werkgever, dient het ook duidelijk te zijn om welke kosten het gaat. Gaat het alleen om het lesgeld? Of ook de boeken? Tot slot moet in het studiekostenbeding duidelijk zijn onder welke omstandigheden er een terugbetalingsverplichting van de opleidingskosten is.

Opleidingskosten terugbetalen bij ontslag

Het terugvorderen van opleidingskosten kan onredelijk zijn als de werknemer geen schuld heeft aan het ontslag. Denk bijvoorbeeld aan een reorganisatie. Of aan de situatie waarbij de werkgever het tijdelijke contract niet verlengt. Ook als de werknemer zelf er voor kiest om ontslag te nemen omdat de arbeidssituatie onzeker is kan een werkgever zich niet altijd succesvol beroepen op het studiekostenbeding.

De situatie ligt meestal anders op het moment dat de werknemer verwijtbaar is ontslagen, bijvoorbeeld wegens ontslag op staande voet. In zo’n geval komen de kosten van de studie voor rekening van de werknemer en moet hij of zij de opleidingskosten terugbetalen.

Hoe de opleidingskosten terugbetalen?

Soms is er een regeling afgesproken voor (gedeeltelijke) terugbetaling tijdens het dienstverband. Meestal worden de opleidingskosten met de eindafrekening verrekend, na ontslag. Belangrijk is dat de werknemer in dat geval op z’n minst het wettelijk minimumloon ontvangt. Als de werkgever toch te veel inhoudt, dan kan de werknemer succesvol een loonvorderingsprocedure opstarten. Dat is een procedure bij de kantonrechter, die de juristen van Lex Lawyers voor u kunnen voeren.

In dit artikel hebben we een beeld geschetst van de punten die een rol spelen bij de vraag of een werknemer de opleidingskosten moet terugbetalen. Er kunnen zich dus situaties voordoen waarbij het terugvorderen van de opleidingskosten onredelijk is. Een beroep op de redelijkheid en billijkheid, en op het beginsel van goed werkgeverschap, is dan op zijn plaats.

Niettemin is de jurisprudentie over de terugbetaling van opleidingskosten continu in beweging. De juristen van Lex Lawyers zijn goed op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en worden daarvoor ook bijgeschoold. Als u geconfronteerd wordt met een werkgever die wil dat u een opleiding terug betaalt, neem dan direct met ons contact op. Vaak kunnen we er voor zorgen dat u of minder geld hoeft te betalen, of zelfs in het geheel niet. Bel ons: 085 864 00 61. Het eerste juridisch advies is geheel gratis.